União para compartilhamento de boas práticas fortalece gestão documental no Judiciário

A percepção de que o problema de uma pessoa pode não ser uma situação isolada e a certeza de que duas cabeças – ou mais – pensam melhor que uma movem iniciativa do Conselho Nacional de Justiça (CNJ) para a formação de rede, com a finalidade de estimular o compartilhamento de experiências e de soluções na gestão de documentos no Poder Judiciário. Entre a terça-feira, 1º/8, e a quinta-feira, 3/8, aproximadamente 280 juízes, juízas, servidores e servidoras de tribunais e conselhos de todo o Brasil participaram de evento on-line para a integração das equipes que lidam com a seleção, o processamento e o arquivamento de informações sobre processos judiciais.

O evento Gestão Documental: Rede CPADs (Comissão Permanente de Avaliação Documental) do Poder Judiciário na Trilha da Inovação foi promovido pela Comissão Permanente de Gestão Documental e de Memória do Poder Judiciário, responsável pela implementação do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname). Já no primeiro dia, o encontro virtual resultou na formação oficial da Rede de Comissões Permanentes de Avaliação Documental do Poder Judiciário (Rede Cpad-PJBR), a fim de estimular o intercâmbio de experiências e a maior qualidade nesses serviços.

“A transparência estatal está expressa no direito de acesso à informação pessoal e coletiva, é um pressuposto do Estado Democrático de Direito, está consagrada em diversos tratados internacionais e tem nexo direto com o direito do cidadão de tomar parte na vida cultural”, disse a presidente da comissão, conselheira Salise Sanchotene, no início do evento on-line. “Consultas que chegaram ao meu gabinete, fizeram-me pensar que, se tivéssemos uma rede em que as pessoas pudessem trocar informações, pudessem contribuir, dizendo que já desenvolveram este ou aquele projeto, isso seria impulsionador da melhoria do trabalho de todos.”

Oficinas

Na primeira manhã do evento, os participantes se organizaram em quatro grupos para trabalharem em oficinas temáticas. Até quinta-feira, as equipes se dedicaram à solução de problemas práticos, comuns à realidade de quem lida com a gestão documental e da memória no Poder Judiciário, como exercícios de classificação, seleção, organização e armazenamento de informações. Os grupos se dedicam a quatro temas pré-definidos: gestão documental em processos físicos; avaliação e seleção antecipadas de processos digitalizados; gestão documental em processos digitais; e uso de inteligência artificial (IA) e business intelligence (BI) no apoio às funções de gestão documental.

“Durante as oficinas, os participantes vão entender como é possível usar outras formas para resolver problemas complexos dentro do Poder Judiciário”, explicou a conselheira Salise. “A gestão documental, um dever estatal, precisa se assenhorar das ferramentas da inovação, cujos princípios possuem relação direta com o que esperamos dessa nova rede, que são: a cultura da inovação, que promova o acesso à Justiça; a excelência dos serviços prestados e o melhor atendimento ao usuário, como eixo central da gestão; a ampla participação de magistrados, servidores e atores externos, porque o trabalho dentro da inovação é feito de forma horizontal.”

A Rede Cpad-PJBR identificará as Cpad em funcionamento e levantará suas necessidades para atuação. “A proposta é a formação de grupos em aplicativos de comunicação, para as pessoas poderem se encontrar, se comunicar e compartilhar experiências e informações sobre eventos que possam interessar a quem é da área”, afirmou a juíza auxiliar da Presidência do CNJ Ana Aguiar, que atua como coordenadora na Comissão Permanente de Gestão Documental e de Memória do Poder Judiciário no Proname. “O trabalho é bastante complexo e a união serve para fortalecer, contribuir para o aperfeiçoamento, para a difusão de boas práticas entre os profissionais que se dedicam a essa tarefa.”

Iniciativas

No primeiro dia do encontro virtual, responsáveis por iniciativas de gestão documental nos tribunais de Justiça do Rio Grande do Sul (TJRS), do Distrito Federal e dos Territórios (TJDFT) e da Seção Judiciária do Rio Grande do Sul divulgaram experiências de sucesso na gestão documental. Segundo a juíza auxiliar do CNJ, o evento dessa semana deve se repetir futuramente, inclusive para o compartilhamento de boas práticas.

O CNJ prepara, para os próximos meses, outro evento virtual para apresentar o Guia de Aplicação da Temporalidade, publicação inédita com orientações práticas e critérios técnicos para subsidiar a seleção e orientar o descarte e o armazenamento de documentos no Poder Judiciário.

O evento Gestão Documental: Rede CPADs do Poder Judiciário na Trilha da Inovação também marca os 15 anos do Proname. “Essa jornada de três dias foi programada com muito carinho, muito entusiasmo e uma energia contagiante”, comentou, na abertura, a conselheira Salise. A iniciativa é resultado do trabalho em conjunto com os seguintes laboratórios de inovação parceiros: InovaTchê, da Seção Judiciária do Rio Grande do Sul; iluMinas, do Tribunal Regional Federal da 6ª Região (TRF6); Labee9, do Tribunal de Justiça do Rio Grande do Sul (TJRS); Liods, Tribunal Regional do Trabalho da 8ª Região (TRT8); e UAILab, do Tribunal de Justiça de Minas Gerais (TJMG).