Qualificar atividades de digitalização é fundamental para gestão da Memória do Judiciário

Pesquisadores, servidores que atuam na área de gestão documental e magistrados interessados nesse tema debateram as normas e diretrizes para digitalização, arquivo e guarda de documentos judiciais e administrativos, previstos na Resolução CNJ n. 469/2022, que estabeleceu e disciplinou essa questão. O evento ocorreu por meio do webinar promovido pelo Conselho Nacional de Justiça sobre a “Resolução n. 469: Digitalização de Processos Judiciais e Administrativos do Poder Judiciário”.

Na abertura do evento, a presidente da Comissão Permanente de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário, conselheira Salise Sanchotene, afirmou que a intenção do encontro era apresentar um panorama geral sobre a normativa do órgão e sanar dúvidas, por meio da troca de experiências. “Mas, especialmente, é exercer o papel da escuta ativa permanente, acolhendo as necessidades dos órgãos do Poder Judiciário e aprimorando a atuação do CNJ, em sua missão de promover o desenvolvimento do Poder Judiciário em benefício da sociedade, por meio da política do Proname, entre outras”, acrescentou a conselheira, que relatou o Ato Normativo que deu origem à Resolução CNJ n. 469/2022.

A normativa explicita os conceitos básicos aplicáveis à digitalização de documentos judiciais, trata da gestão dos documentos digitalizados (para que mantenham sua integridade, auditabilidade, rastreabilidade e confiabilidade) e aborda a digitalização de documentos de guarda permanente, de como devem ser digitalizados para que observem as políticas de gestão documental e de memória do órgão, que constituem patrimônio cultural arquivístico do Poder Judiciário.

Salise reforçou que a realidade atual do Poder Judiciário é virtual e citou diversos programas e ações que contribuíram para que essa nova fase — de inovações tecnológicas – aportasse na Justiça, entre eles a expansão do processo eletrônico (PJe), a instituição do Balcão Virtual e o Juízo 100% Digital, os Núcleos de Justiça 4.0, a Plataforma Digital do Poder Judiciário Brasileiro (PDPJ-Br), o Portal de Serviços do Poder Judiciário e a Plataforma Sinapses (inteligência artificial).

“A digitalização de processos e documentos é um imperativo decorrente dessa evolução”, completou a magistrada, que lembrou a vigência, há mais de um ano, da Resolução CNJ n. 420, de 2021, que determinou a utilização exclusiva de processo eletrônico para demandas novas a partir de 1º de março de 2022 e estabeleceu a necessidade de digitalização de todos os processos físicos em tramitação, com prazos de conclusão entre 31/12/2022 e 31/12/2025 conforme o tamanho do acervo.

Segundo dados extraídos da Base Nacional de Dados do Poder Judiciário (Datajud) havia, no mês de agosto de 2022, cerca de 12 milhões de processos físicos em meio ao total de 76,5 milhões de processos pendentes. “O funcionamento remoto dos tribunais demanda uma qualificação das atividades de digitalização de documentos para o prosseguimento da tramitação dos processos”, ressaltou a conselheira.

Parceria
Durante o encontro foi debatido como os órgãos da Justiça devem proceder em relação à seleção da documentação destinada a descarte e também sobre aquela que deverá ser recolhida para preservação e guarda permanente. Um dos pontos que gerou questionamentos foi o da manutenção de dados em mídias e meios eletrônicos, interceptações telefônicas e audiovisuais, que garantam segurança e que possam ser replicados a todo Judiciário.

A conselheira adiantou que uma parceria entre o CNJ e o Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia (Ibict) está sendo estudada para que o órgão nacional de pesquisa possa construir uma solução para essa questão.

Entre as dúvidas lançadas no webinar, uma delas trata da necessidade ou não de dados específicos de processos trabalhistas serem guardados de maneira permanente. A questão foi apresentada pela servidora Andreia Baltazar Dias (TRT9ª Região), membro do Centro de Memória, e respondida pelo juiz Carlos Alexandre Böttcher (TJSP), membro do Comitê do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname) do CNJ, que tem a função de propor o aprimoramento da gestão documental no Poder Judiciário.

“Tirando os processos de guarda permanente, partes específicas dos documentos podem ser inseridas e digitalizadas no sistema de gestão, e o processo descartado”, disse. À guarda permanente destinam-se documentos (relatórios, estudos, normas, projetos, processos judiciais, etc.) essenciais à preservação da história e memória do Poder Judiciário.

Os arquivos de documentos de guarda permanente não são passíveis de eliminação física, de acordo com a Lei de Arquivos. O magistrado ressaltou a importância do respeito o todo o regramento já existente sobre o tema, além da nova Resolução do CNJ, como a Constituição, as Leis dos Arquivos, de Acesso à Informação e de Proteção de Dados e do Conselho Nacional de Arquivos, relacionados à gestão da informação.

A juíza federal Ingrid Schroder Sliwka (TRF/4ª Região) apresentou hipóteses e situações relativas à digitalização, compatíveis com as realidades da Justiça. E lembrou que ainda que só entrem na Justiça processos digitais, o Judiciário continuará digitalizando processos judiciais em muitas situações, para garantir a tramitação dos autos.

A magistrada abordou vários assuntos, entre eles a seleção antecipada de processos para digitalização parcial de processos. “Há uma grande massa de processos que estão suspensos. O processo volta, já passado o tempo, precisamos fazer apenas uma decisão simples de prescrição. Nesse caso, por exemplo, podemos fazer uma digitalização específica pois não faz sentido digitalizar todo o processo para sentenciar uma prescrição”, exemplificou.

Na Resolução, foram contempladas inovações normativas, entre elas a instituição da possibilidade de seleção antecipada da documentação digitalizada no contexto da Resolução CNJ n. 420/2021. O objetivo é dar adequada destinação ao expressivo acervo físico em tramitação nos diversos órgãos do Poder Judiciário, com guarda permanente de documentação revestida de valor secundário e descarte antecipado da parte física de processos e documentos digitalizados, sem valor histórico detectado.