Por Áureo Pedroso

No início do ano passado, a diretoria executiva da ANAJUSTRA, reunida para deliberar sobre o planejamento estratégico da associação no triênio 2016-2018, estabeleceu como prioridade aprimorar o relacionamento e os canais de acesso e de troca de informações com o associado.

Na ocasião, como decorrência dessa decisão, foram formados três grupos de trabalho destinados a desenvolver soluções para atingir os objetivos traçados. O primeiro ficou responsável pela criação de um aplicativo para celulares e tablets, aparelhos que estão substituindo os computadores no acesso à internet. Outra equipe foi encarregada de reconfigurar e otimizar a área restrita com o objetivo de personalizar a área ao associado.

Por fim, mas não menos importante, ao terceiro grupo foi atribuída a missão de alterar, modernizar e ampliar o sistema de cadastro com o foco na facilitação da obtenção de informações para que as demandas de cada associado pudessem ser mais facilmente identificadas e o contato fosse mais preciso possível.
É dessa terceira realização que trataremos.

Qual o objetivo da atualização cadastral?

Primeiramente, é importante destacar que a atualização cadastral é providência que impactará de maneira positiva no atendimento ao associado.

As organizações progridem em função da habilidade em promover mudanças, avanços e melhorias, uso de nova tecnologia, desenvolvimento de serviços e de aperfeiçoamento contínuo. 

Quem convive no ambiente de trabalho de entidades associativas que têm como base servidores públicos, percebe que muito ainda precisa ser feito para que elas alcancem de forma mais efetiva seu público alvo e esse é o propósito da ANAJUSTRA em seu processo de melhoria contínua.

Como foi o desenvolvimento do sistema?

A área responsável pela execução desse sistema contou com colaboradores exclusivos e especialistas em cadastro, e a construção do modelo implantado contemplou a visita a outras entidades a fim de identificar as mais adequadas técnicas, mapeamento do processo, estruturação de canais de acesso e treinamento das equipes envolvidas.
 

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O projeto da atualização cadastral trabalhou empregando a tecnologia como suporte, tendo como foco principal o associado e utilizando as soluções que fossem mais ao encontro às suas necessidades.

Na solução técnica definida, as informações serão guardadas diretamente em sistema interno específico com processos de identificação e de registro, objetivando conferir integridade e confiabilidade aos dados cadastrais.
O banco de dados do programa será composto de parâmetros gerais de segurança para garantir a privacidade e a proteção às informações dos associados e ficará localizado em datacenter com padrões internacionais de redundância, contingência de energia e back-up total dos registros.

Os dados serão relacionados sistematicamente e se transformarão em informações relevantes para serem empregadas com uma maior assertividade e segurança nas ações a serem tomadas pelas diversas áreas da associação.

Vantagens do novo sistema

As informações contidas nos bancos de dados possibilitarão identificar cada associado, sua vida funcional, suas preferências e os seus interesses de consumo, e permitirão a obtenção de benefícios e vantagens, como, por exemplo, conseguir maiores descontos no fornecimento de produtos e serviços para os associados nas negociações com as empresas conveniadas.

A área jurídica também será beneficiada pelo novo cadastro. Por conta da morosidade da administração pública, desde a abertura de um processo até a fase de pagamento, alguns anos podem transcorrer. Por esse motivo, a manutenção correta de seus dados cadastrais é extremamente necessária, pois são indispensáveis para comunicações sobre o andamento das ações, cálculo de valores e passivos a serem pagos e, também, na análise de novos direitos e demandas judiciais.

Entre as vantagens do novo sistema para o associado e para a ANAJUSTRA podemos destacar:

a) padronização, conformidade, segurança e confiabilidade nas informações cadastrais;
b) a identificação de ações judiciais e/ou pedidos administrativos diretamente relacionados às situações peculiares de cada associado;
c) a redução considerável de retrabalho e dos esforços operacionais dos colaboradores possibilitando uma maior dedicação da equipe ao associado;
d) a agilização no ingresso de novos associados;
e) o envio de convites para eventos da associação;
f) a comunicação de campanhas comemorativas;
g) as notificações de cadastro incompleto ou desatualizado;
h) a solicitação de documentação pendente no ingresso de ações e a comunicação sobre seu andamento;
i) o envio de comunicações financeiras;
j) possibilidade de avaliação de serviços;
k) aviso aos associados das novidades, produtos e serviços;
l) comunicação sobre novos produtos e serviços e convênios nacionais e regionais;
m) acompanhamento das principais notícias de interesse do funcionalismo;
n) participação em movimentos políticos como abaixo-assinados e campanhas.

Como será a realizada a atualização?

A campanha de atualização de dados cadastrais tem previsão de lançamento para o mês de julho de 2017.
A atualização do cadastro poderá ser efetuada a qualquer momento na área restrita da ANAJUSTRA, que é o ambiente onde estão reunidos os arquivos e informações administrativas, jurídicas e as ligadas a área de saúde, convênios, benefícios e eventos realizados pela associação. 

Essa área poderá ser acessada pelo computador, celulares e tablets e agora também através do aplicativo.
O sistema de atualização cadastral terá funcionalidade que irá salvar cada alteração efetuada possibilitando, dessa forma, que, caso o associado deseje realizar o processo por etapas, não seja necessário repetir os dados já fornecidos anteriormente. Isso evita o retrabalho e permite que o associado aproveite um momento de maior folga para retomar, continuar e finalizar o recadastramento.

As informações a respeito de cadastro e senha para acesso à área restrita são de uso exclusivo do associado e não devem ser repassadas a terceiros.

A senha deve ser sempre protegida e, no encerramento das operações de recadastramento, deve-se ter o cuidado de sair do sistema.

Após a atualização cadastral poderemos proporcionar uma oferta de serviços melhor orientada e mais eficiente.
A ANAJUSTRA salienta que esse recadastramento, no mais breve prazo possível, é fundamental, uma vez que a antiga base de dados será desativada por haver lacunas nos cadastros de muitos associados.

Pedimos a sua colaboração na atualização de seus dados, procedimento que se revelará muito útil para todos os associados.

Áureo Pedroso é diretor de relações institucionais da ANAJUSTRA