Gestão Documental do CSJT mostra projetos em prol da Justiça do Trabalho

A série de reportagens sobre as unidades administrativas do Conselho Superior da Justiça do Trabalho (CSJT) em comemoração aos dez anos de instalação desse órgão aborda, agora, as ações, os projetos e os programas desenvolvidos pela Coordenadoria de Gestão Documental (CGDOC).

A CGDOC é responsável por desenvolver a Política Nacional de Preservação e Disseminação da Memória do Judiciário do Trabalho de primeiro e segundo graus, portanto compete à unidade a coordenação dos sistemas de gestão de documentos e de preservação da memória no âmbito dos Tribunais Regionais do Trabalho (TRTs) e das Varas. Nesse sentido, a Coordenadoria propõe e acompanha a execução de ações que têm a finalidade de modernizar e garantir o acesso aos acervos que revelam a evolução histórica das atividades jurisdicionais.

Na realização de suas atribuições, a CGDOC é auxiliada pelo Grupo de Trabalho (GT) de Gestão Documental, o qual presta consultorias na área e foi instituído pela Resolução CSJT nº 30, de 24 de novembro de 2006. Ele, atualmente, reúne servidores de TRTs, do CSJT e do Tribunal Superior do Trabalho (TST); o Coordenador de Gestão Documental do Conselho, Luiz Fernando Duarte de Almeida; e uma representante do Fórum Permanente em Defesa da Memória da Justiça do Trabalho (Memojutra). De acordo com Luiz Fernando, “o Grupo é de suma importância, porque conhece a realidade dessa área de atuação nos órgãos do Judiciário do Trabalho, promove estudos e propõe projetos, programas e novos instrumentos de gestão”, afirmou. 

A equipe de consultoria participou da elaboração de atos normativos e de instrumentos que são fundamentais para a gestão documental e da memória dos TRTs. Ressaltam-se, entre eles, o Projeto de Modernização dos Arquivos da Justiça do Trabalho, a Tabela de Temporalidade de Documentos Unificada da JT de primeiro e segundo graus e o Manual de Gestão Documental, o qual compila os diversos instrumentos previstos nas normas arquivísticas vigentes. Instituído pelo Ato CSJT nº 262 de 18 de novembro de 2011, o manual deve ser atualizado periodicamente.

Modernização

Em 2009, o Grupo de Trabalho promoveu diagnóstico sobre a situação dos arquivos em todos os TRTs. O estudo resultou no Projeto de Modernização dos Arquivos da Justiça do Trabalho realizado pelo CSJT, por meio da CGDOC. Ainda vigente, ele atua em quatro focos: reestruturação dos espaços físicos; capacitação e padronização da estrutura de pessoal; informatização do gerenciamento dos acervos; e disponibilização orçamentária para a gestão de documentos e memória. Entre 2010 e 2014, R$ 4,6 milhões do orçamento do judiciário trabalhista foram descentralizados para os órgãos de segundo grau em virtude desse projeto.

Quanto à área de pessoal e em consideração a esse processo de aprimoramento, o Conselho emitiu duas recomendações às cortes regionais, para que cada uma tenha em seus quadros de pessoal, no mínimo, um cargo de Analista Judiciário, Especialidade Arquivologia e outro de Historiador. Essas orientações constam, respectivamente, da Recomendação CSJT nº 12, de 1º de julho de 2011, e da Recomendação CSJT nº 18, de 29 de outubro de 2014.

O aperfeiçoamento da gestão dos arquivos da Justiça do Trabalho aborda a informatização, com vistas a organizar os acervos e a facilitar as buscas neles. Nesse sentido, durante evento promovido pelo CSJT em 2011, houve a apresentação do Sistema de Gerenciamento de Arquivos (ARQGER), o qual foi criado pelo Tribunal de Justiça do Estado do Rio de Janeiro (TJRJ). O Tribunal Regional do Trabalho da 2ª Região, com sede em São Paulo-SP, customizou o sistema para o Judiciário do Trabalho e o utiliza. Ele também está disponível para implantação nos outros regionais.

Tabela de temporalidade

A colaboração da Coordenadoria de Gestão Documental, junto com o apoio da equipe de consultoria, foi fundamental para que o CSJT editasse a Tabela de Temporalidade de Documentos Unificada da Justiça do Trabalho de primeiro e segundo graus, a qual estabelece prazos mínimos de guarda dos processos judiciais arquivados definitivamente. A tabela consta da Resolução nº 67, de 30 de abril de 2010, que foi alterada pela Resolução nº 142, de 26 de setembro de 2014.

Segundo o Coordenador da CGDOC, Luiz Fernando de Almeida, todos esses projetos e instrumentos contribuem para a evolução da Política de Preservação e Disseminação da Memória do Judiciário do Trabalho. A interação com programas nacionais de outros órgãos também é vital ao alcance desse objetivo.  “Como exemplo, o CSJT se faz representar no Conselho Nacional de Justiça (CNJ), por meio do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname), e na Câmara Setorial sobre Arquivos do Judiciário (Conarq), da qual o TST também participa”, disse o gestor.

Destaca-se ainda o alinhamento das ações da Coordenadoria com as decisões do Comitê Gestor do Programa Nacional de Resgate da Memória da Justiça do Trabalho (CGMNac-JT), que atualmente é coordenado pela Ministra Maria de Assis Calsing e composto por desembargadores, juízes e servidores representantes de diversos TRTs. “A atuação do Conselho, na área de gestão documental, só é possível em razão do envolvimento dos tribunais regionais, que sugerem medidas e participam de processos decisórios”, afirmou Luiz Fernando. 

Os contatos com a CGDOC do CSJT podem ser feitos pelo e-mail cgdoc@csjt.jus.br.

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