Seminário do TRT10 ressalta relevância da gestão documental

A importância da preservação dos documentos no Poder Judiciário foi destacada pelos dois palestrantes do Seminário de Gestão Documental, realizado nesta terça-feira, 03, no auditório Desembargador Oswaldo Florêncio Neme, no Tribunal Regional do Trabalho da 10ª Região (TRT10). O evento foi organizado pela Escola Judicial do TRT10, em parceria com a Comissão para Proposição de Nova Normatização sobre Gestão Documental do Tribunal.

 O secretário-geral adjunto do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), juiz Marivaldo Dantas de Araújo, discorreu sobre o Proname (Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário). “Todos nós, magistrados e servidores, fazemos gestão documental mesmo sem saber”, disse.

O magistrado listou as práticas recomendadas aos tribunais, tais como a manutenção, classificação e avaliação de documentos, a constituição de uma unidade de gestão documental e de uma Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD), a implantação de tabelas unificadas (classes, assuntos e movimentos, que são a base de temporalidade dos autos judiciais), alteração dos sistemas legados para automatizar prazos de guarda e apoiar a área de preservação e divulgação da memória.

O juiz citou ainda quais devem ser as responsabilidades dos magistrados e servidores: zelar pela classificação processual, indicar à CPAD processos com características singulares que mereçam a guarda permanente, reconhecer que os documentos têm valor além da lide, pois refletem o contexto histórico, contribuir efetivamente com a área de gestão documental e equilibrar preservação com descarte. “Sem gestão documental, não há memória para proteger”, destacou.

Segundo o secretário-geral adjunto do CNJ, a gestão documental e a preservação da memória são atividades indissociáveis. “A gestão documental permite a seleção e a preservação e a memória faz sua distribuição, divulgação e disponibilização”, assinalou.

 Processo eletrônico

A coordenadora de Gestão Documental e Memória do Tribunal Superior do Trabalho (TST), Ana Rosa de Sá Barreto, abordou o tema “A gestão documental com o advento do Processo Judicial Eletrônico (PJe-JT)”. Ela frisou que, sem gestão documental, não há acesso imediato à informação e que não é recomendável eliminar documentos antes de consultar um arquivista. “Você pode estar perdendo sua memória”, alertou.

Em relação ao PJe-JT, Ana Rosa salientou que o desafio é saber como será feito o armazenamento dos processos digitais. De acordo com ela, a tendência é que as ações fiquem na ferramenta conhecida como nuvem, em que os dados podem ser acessados de qualquer lugar do mundo, a qualquer hora, não havendo necessidade de instalação de programas ou de armazenamento de informações. “Será necessário um gerenciamento de riscos”, ponderou.

 Acesso à informação

A presidente da Comissão para Proposição de Nova Normatização sobre Gestão Documental do TRT10, juíza Cilene Ferreira Amaro Santos, afirmou que o principal objetivo de organizar, classificar e preservar os documentos é atender à Lei de Acesso à Informação (Lei 12.527/2011).

Conforme a magistrada, a gestão documental permite a preservação da memória e da história. “Por meio da classificação dos processos, podemos contar a história do Direito do Trabalho do Distrito Federal. É um grande acervo de pesquisa para sociólogos, historiadores, arquivistas e estudantes, que podem saber quais eram os anseios dos trabalhadores no passado e quais são hoje”, sublinhou.

O seminário foi aberto pela presidente do TRT10, desembargadora Elaine Vasconcelos, e pela diretora da Escola Judicial do Tribunal, desembargadora Flávia Falcão. O vice-presidente do TRT10, desembargador André R.P.V. Damasceno, foi o mediador.

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