Inovação na gestão documental promove agilidade no arquivo do TRT2

Fonte: Anajustra

12/11/2013

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Há cerca de dois anos, o Tribunal Regional do Trabalho da 2ª Região (SP) mudou a dinâmica de atendimento da Coordenadoria de Gestão Documental e Memória e adotou um novo sistema de informática para agilizar consultas, garantir comodidade aos usuários e aumentar a eficiência da busca processual.

Após 15 meses de customização do programa, o resultado foi um dos sistemas mais modernos para armazenamento e recuperação de informações processuais e que agora poderá servir como referência para outros regionais. Foram quatro meses para etiquetar mais de um milhão de processos, segundo Patrícia De Rossi, diretora da Coordenadoria de Gestão Documental e Memória do TRT-SP.  

Além de um novo sistema, foi necessário adaptar todo o arquivo, que agora é vertical e aproveita bem todo o espaço, do chão ao teto. Com isso, cada caixa e cada processo recebe um código de barras. Na hora da consulta, o código facilita a localização dos processos, que são achados em segundos.  

Para Patrícia De Rossi, o investimento na mudança trouxe muitos resultados. “Em termos de custo x benefício, o novo sistema atende plenamente as nossas necessidades. Antigamente esse trabalho era manual e perdíamos muito tempo, às vezes mais de 15 dias em uma busca. O novo modelo é muito bom em termos de eficácia e deveria ser implantado por toda Justiça do Trabalho para facilitar a localização”, ressaltou a diretora.   

A eficiência foi tão grande que integrantes do Arquivo Público do Estado de São Paulo e da Fundação Sistema Estadual de Análise de Dados de São Paulo (Seade) se interessaram pelo modelo. Para fazer uma busca no TRT-SP não é preciso nem mesmo ir à Coordenadoria de Gestão Documentale Memória, que fica localizada a 500 metros do Fórum Ruy Barbosa e reúne cerca de 60% das Varas do Trabalho da capital.

 O serviço de atendimento permite que o interessado solicite presencialmente ou online as cópias desejadas. Após o pedido, o requisitante receberá por e-mail a guia DARF já preenchida para o pagamento dos emolumentos. Uma vez comprovado o recolhimento no Serviço de Gestão Documental, as cópias digitalizadas ficarão disponíveis em uma área restrita da página do TRT-2 na internet, para que seja retirada eletronicamente – por download – pelo interessado. No caso da pesquisa presencial, o interessado pode salvar as informações em um pen drive, CD ROM ou mesmo DVD.

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